Jahresabschluss in der Hälfte der Zeit
Der Lebensmittellogistiker PAPP LOGISTICS hat viele Kunden, die auch Auftraggeber sind – also Debitoren und Kreditoren zugleich. Zudem arbeitet das Unternehmen bei Zahlungsforderungen mit Factoring-Dienstleistern zusammen. Die Finanzbuchhaltungslösung fimox bildet diese und andere Besonderheiten bei PAPP LOGISTICS heute komplett ab und spart dadurch viele Aufwände ein.
Die Chance
PAPP LOGISTICS ist auch weit über 100 Jahre nach Gründung auf die systemische Organisation von Warenströmen spezialisiert und ist direkter und indirekter Dienstleister des Lebensmitteleinzelhandels. Das Kundenspektrum reicht von mittelständischen Betrieben bis hin zu großen Discountern. Das Spezielle dabei: Das Unternehmen arbeitet mit Transportunternehmern, die sowohl Services erbringen, aber auch gleichzeitig Leistungsempfänger von PAPP LOGISTICS sind. Das Unternehmen führt dementsprechend Mischkonten, da Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung nicht strikt voneinander trennbar sind.
Eine zweite Besonderheit ist das Factoring: Hier verkauft PAPP LOGISTICS einen Teil seiner Forderungen an eine Gesellschaft, welche die Rechnungsbeträge umgehend zur Verfügung stellt. Dies wiederum führt zu einer sofortigen Liquidität aufseiten des Logistikers und verbessert die Planbarkeit der Einnahmen. All dies wollte PAPP LOGISTICS über eine standardisierte Finanzbuchhaltungslösung abgebildet sehen, die zudem individuelle Auswertungen auf Knopfdruck ermöglicht.
IT – neu gedacht
PAPP LOGISTICS hat heute fimox im Einsatz, die Buchhaltungslösung der GUS Group. Vor der Einführung unterzog der Lebensmittellogistiker die Software einer systematischen Prüfung: Ist fimox in der Lage auch die individuellen Anforderungen des Unternehmens sowie der Factoring-Gesellschaft abzubilden? Testläufe stellten nicht nur dies sicher, sondern auch die Anbindung an die vorgelagerten Systeme, die mit fimox verbunden wurden. Heute nutzt PAPP LOGISTICS zu rund 85 Prozent die fimox-Standardfunktionen, während etwa 15 Prozent individuelle Anpassungen darstellen. So steuert fimox vor allem die Finanzbuchhaltung, die Kostenrechnung und das Anlagevermögen.
Kürzlich kam unter anderem das mandantenübergreifende Buchen dazu. Dies erspart viele manuelle Tätigkeiten, da viele Kostenrechnungen bei PAPP LOGISTICS über deren Muttergesellschaft laufen und dann erst (teilweise) an die Tochter weiterberechnet werden. Weitere zusätzliche Module sind das Vertragswesen für das Management der bestehenden Kunden- und Lieferverträge sowie ein individuell definierbarer Aufgabenplaner.
Fit für die Zukunft
PAPP LOGISTICS profitiert mit fimox der GUS Group vor allem von folgenden Vorteilen:
- Große Zeit- und Ressourceneinsparung, zum Beispiel rund 50 Prozent bei der Erstellung des Jahresabschlusses
- Lösung bildet alle wichtigen Geschäftsprozesse wie Mischkonten oder das Factoring komplett ab
- Individuelle Abfragen sind in unterschiedlichsten Varianten möglich und lassen sich zum Beispiel als PDF-Datei (automatisiert) per E-Mail verschicken
- Automatisierte Mahnläufe per E-Mail sparen beträchtliche (Versand-)Kosten
- Regelmäßige Updates mit neuen Funktionen halten die Lösung aktuell
- Updates erfolgen (inkl. aller individuellen Anpassungen) innerhalb von zwei bis drei Stunden
- Die moderne Web-Lösung ist weitgehend selbsterklärend und ermöglicht das Arbeiten auch von extern
- Unterstützung durch zahlreiche Controlling-Funktionen
- Zeiteinsparung in der Datenpflege und bei der Optimierung von Prozessen (von manuell nach maschinell)
- Schneller und persönlicher Support seitens fimox/GUS Group
„Bei uns steht fimox vor allem für einen reibungslosen Ablauf und für Stabilität. Die Lösung gibt uns die notwendige Sicherheit, dass die Buchhaltung stimmt. Zugleich sorgen regelmäßige Updates für Innovation und neue Funktionen.“
Maureen Papastefanou, Leiterin Rechnungswesen bei der Balthasar Papp Internationale Lebensmittellogistik KG