Buchen wie von selbst
Bei der Auswahl einer neuen Software für das Rechnungswesen legte die bayerische Honold Logistik Gruppe ein großes Augenmerk auf logistikspezifische Funktionalitäten.
Die Honold Gruppe gehört mit über 130 Jahren Firmengeschichte und rund 1.250 Angestellten in 22 Standorten in Deutschland, Rumänien, China sowie Russland zu den führenden Logistikern. Nach dem Erstkontakt auf der Stuttgarter Fachmesse IT & Business im Oktober 2009 folgten bei dem Logistikspezialisten eine Reihe von Präsentationsterminen verschiedener Software-Anbieter aus dem Bereich Rechnungswesen. „Da wir nach dem Verkauf unseres bisherigen Softwarepartners die Fortentwicklung unserer alten Rechnungswesenslösung nicht mehr gewährleistet sahen, haben wir uns um Alternativen bemüht. SAP, Microsoft Dynamics und Datev konnten unsere Anforderungen jedoch nicht umfänglich erfüllen“, erinnert sich Johannes Schlenker, kaufmännischer Geschäftsführer der Honold Logistik Gruppe.
Schließlich überzeugte das Branchen- Know-how: „Unsere langjährigen Logistikpartner Hellmann und Lebert setzen das fimox Rechnungswesen bereits ein. Daher sahen wir vor der eigenen intensiven Prüfung das basale Vertrauen gegeben, dass fimox die Besonderheiten der Logistikbranche abbilden kann“, so Schlenker weiter. Wichtig war dem Traditionsunternehmen die Möglichkeit, eine hohe Anzahl von Ein- und Ausgangsrechnungen effizient und sicher mit geringem manuellem Aufwand zu verarbeiten. „Weiterhin sollten die Auswertungen flexibel gestaltbar in Standard-Tools – wie Tabellenkalkulation und Textverarbeitung – ausgegeben werden können. Da die Unternehmensgruppe viele Firmen umfasst, war auch das Thema Konsolidierung ein Entscheidungskriterium„, so Johannes Schlenker.
Die neue Rechnungswesenslösung wird auf einem Dell-Server mit SAN-Anbindung auf einer MS-SQL- Datenbank eingesetzt. Johannes Schlenker erklärt: „Unsere ursprüngliche Prämisse, uns nicht mehr für ein „kleineres“ Softwarehaus zu entscheiden, das möglicherweise aufgekauft wird oder den Geschäftsbetrieb einstellt, haben wir aufgegeben. Denn wir kamen zu der Überzeugung, dass ein Softwarehaus, das sich auf das Kerngeschäft Finanzsoftware konzentriert, besser individuelle und dynamische Geschäftsprozesse abbilden kann.“
Rechnungen automatisch auslesen
Nach dem Kick-off-Meeting im Oktober 2010 ging der mittelständische Logistikspezialist am 24. Januar 2011 mit der Software live. „Unsere Erwartungen an ein Finanzsoftwarepaket mit integriertem maschinellem Rechnungseingangsleser wurden erfüllt. Da wir ein speziell für uns entwickeltes Rechnungseingangsverarbeitungssystem einsetzen, besitzen wir an dieser Stelle großes Know-How und konkrete Spezifikationen. Die Auswahl des in Fimox integrierten Rechnungsleser FrontCollect Invoice des Anbieters Ametras und die angehängte Archivlösung d.3 von d.velop hat sich als richtig erwiesen. Mit dem Rechnungsleser FCI erzielen wir heute viel bessere Erkennungsraten“, berichtet Johannes Schlenker. Denn Kreditor, Beträge, Rechnungsnummer, Belegdatum, gegebenenfalls Lieferdatum und sonstige Informationen – wie etwa die Bankverbindung – werden beim Scannen der Rechnung automatisiert erfasst.
Das Rechnungswesen versorgt als führendes System das FCI gleichzeitig regelmäßig mit eigenen Tabellen, wie Kunden- und Lieferantenstammsätzen inklusive Bankverbindung, Kostenstellen, Kostenträger und anderen Tabellen. Das Ergebnis dieses Zusammenspiels ist laut Schlenker eine hohe Erkennungsrate, die zu einer Belegerstellung mit buchungsrelevanten Informationen führt. „Da wir die Fortentwicklung unserer Rechnungswesenslösung nach dem Verkauf unseres bisherigen Softwarepartners nicht mehr gewährleistet sahen, haben wir uns um eine Alternative bemüht“, berichtet Johannes Schlenker, kaufmännischer Geschäftsführer der Honold Logistik Gruppe.